Cách thương lượng giá thuê địa điểm sự kiện mà vẫn giữ chất lượng dịch vụ

Giới thiệu

Khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện, việc thương lượng giá thuê là một kỹ năng không thể thiếu nếu bạn muốn tối ưu ngân sách nhưng vẫn giữ được chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc cá nhân tổ chức sự kiện lần đầu, biết cách đàm phán có thể giúp tiết kiệm từ 10–30% chi phí.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các chiến lược thương lượng hiệu quả, đồng thời chỉ ra những lưu ý để không ảnh hưởng đến trải nghiệm sự kiện.

Thương lượng giá thuê địa điểm tổ chức sự kiện trong buổi gặp mặt

Mục lục

• Vì sao nên thương lượng giá thuê địa điểm sự kiện?

• 6 chiến lược thương lượng hiệu quả nhưng vẫn giữ chất lượng

• Những yếu tố có thể thương lượng được (ngoài giá tiền)

• Những điều không nên làm khi đàm phán giá

• Kết luận: Đàm phán thông minh – tiết kiệm đúng cách

Vì sao nên thương lượng giá thuê địa điểm sự kiện?

Không phải lúc nào giá niêm yết cũng là mức giá cuối cùng. Trên thực tế, các bên cho thuê địa điểm thường để lại biên độ linh hoạt trong hợp đồng để hỗ trợ khách hàng tùy từng tình huống.

Lợi ích của thương lượng giá thuê:

• Tiết kiệm ngân sách: Có thể dùng khoản dư cho các phần khác như truyền thông, quà tặng.

• Tối ưu trải nghiệm: Có thêm các tiện ích miễn phí hoặc ưu đãi kèm theo.

• Tăng sự chủ động: Hiểu rõ quyền lợi, điều khoản, từ đó tổ chức sự kiện tốt hơn.

6 chiến lược thương lượng giá thuê địa điểm sự kiện hiệu quả

1. Chọn thời điểm đặt thuê hợp lý

• Đặt sớm từ 3–4 tuần giúp tăng cơ hội nhận ưu đãi.

• Chọn ngày trong tuần (thứ 2–4) thay vì cuối tuần để có giá tốt hơn.

2. Chuẩn bị thông tin kỹ càng trước khi thương lượng

• Biết rõ mục tiêu sự kiện, số lượng khách, yêu cầu kỹ thuật.

• Có thông tin so sánh giá từ 2–3 địa điểm tương đương để tham khảo.

3. Thương lượng theo gói combo

• Thay vì giảm giá trực tiếp, bạn có thể đề nghị thêm:

• Miễn phí sử dụng thiết bị trình chiếu

• Miễn phí nước uống hoặc nhân sự hỗ trợ

• Tăng thời lượng sử dụng phòng (ví dụ: tặng 30 phút setup)

4. Chứng minh tiềm năng dài hạn

• Nêu rõ bạn có thể trở thành khách hàng lâu dài (nếu có kế hoạch tổ chức định kỳ).

• Đề cập đến khả năng giới thiệu khách hàng khác (B2B referral).

5. Thương lượng trên tinh thần hợp tác đôi bên cùng có lợi

• Đừng chỉ tập trung vào “giảm giá”, hãy thể hiện thiện chí hợp tác lâu dài.

• Giữ thái độ chuyên nghiệp, lịch sự trong suốt quá trình làm việc.

6. Yêu cầu hợp đồng rõ ràng sau khi thỏa thuận

• Tất cả điều chỉnh về giá hoặc quyền lợi cần được ghi rõ bằng văn bản.

• Tránh rủi ro “hứa miệng” nhưng không thực hiện.

Bài viết liên quan:

• So sánh thuê không gian trong quán cà phê và thuê hội trường tổ chức sự kiện
• Giá thuê địa điểm tổ chức workshop TPHCM [Cập nhật 2025]
• Cách Thuê Địa Điểm Workshop Tại TPHCM Dành Cho Các Doanh Nghiệp Nhỏ
• Địa Điểm Tổ Chức Workshop Nhỏ Giá Rẻ: Những Lựa Chọn Tuyệt Vời Cho Doanh Nghiệp
• Làm Thế Nào Để Chọn Không Gian Workshop Phù Hợp Cho Sự Kiện Doanh Nghiệp?

Những yếu tố có thể thương lượng được (ngoài giá thuê)

Những điều không nên làm khi thương lượng giá

• Ép giá quá mức khiến đối tác khó hợp tác.

• So sánh quá nhiều gây mất thiện cảm.

• Không hiểu rõ nhu cầu của mình, dẫn đến lựa chọn sai địa điểm.

• Không đọc kỹ điều khoản hợp đồng, dễ gặp phát sinh chi phí bất ngờ.

Kết luận: Thương lượng thông minh – tối ưu mà không hy sinh chất lượng

Việc thương lượng giá thuê địa điểm sự kiện không chỉ là để giảm chi phí, mà quan trọng hơn là đảm bảo tối ưu lợi ích đôi bên, duy trì sự chuyên nghiệp trong hợp tác.

Bí quyết nằm ở: Chuẩn bị tốt – So sánh linh hoạt – Thái độ hợp tác – Hợp đồng rõ ràng

Nếu bạn chưa quen thương lượng, có thể tìm đến các nền tảng hỗ trợ thuê địa điểm như PopHubly, nơi đã có sẵn hệ thống báo giá, gói hỗ trợ kỹ thuật và thương lượng sẵn giúp bạn.