Quy chế hoạt động

1. Quyền và nghĩa vụ của PopHubly

Quyền của PopHubly:

• Yêu cầu Đối tác địa điểm cung cấp đầy đủ thông tin định danh, giấy tờ pháp lý hợp lệ (mã số thuế, giấy phép kinh doanh) để phục vụ xác thực trước khi cho phép đăng tải địa điểm.
• Từ chối, tạm ngừng hoặc gỡ bỏ thông tin địa điểm không đáp ứng tiêu chuẩn kiểm duyệt hoặc vi phạm quy định pháp luật.
• Thu phí hỗ trợ kết nối và vận hành nền tảng trực tiếp từ Khách hàng tại thời điểm lịch được chốt, theo Biểu phí công bố công khai tại Chính sách thanh toán.
• Đình chỉ hoặc chấm dứt quyền truy cập của bất kỳ chủ thể nào vi phạm nghiêm trọng Quy chế này hoặc Điều khoản sử dụng.

Nghĩa vụ của PopHubly:

• Đăng ký thiết lập sàn giao dịch thương mại điện tử với cơ quan nhà nước có thẩm quyền và công bố thông tin đăng ký theo quy định pháp luật.
• Thực hiện tiền kiểm thông tin, giấy tờ pháp lý của Đối tác địa điểm trước khi cho phép đăng tải lên sàn, theo quy trình tại Mục 4.
• Công khai Quy chế hoạt động, Điều khoản sử dụng và các chính sách liên quan trên nền tảng, thông báo trước ít nhất 5 ngày làm việc khi có thay đổi nội dung Quy chế này cho tất cả người dùng đang hoạt động.
• Lưu trữ và cập nhật thông tin đăng ký của Đối tác địa điểm; cung cấp thông tin này cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi được yêu cầu hợp pháp.
• Cung cấp cơ chế tiếp nhận, xử lý phản ánh và khiếu nại giữa các bên sử dụng dịch vụ, theo Mục 8.
• Không thu hộ, chi hộ hoặc giữ hộ khoản thanh toán giá trị dịch vụ không gian còn lại giữa Khách hàng và Đối tác địa điểm — khoản này do Khách hàng trả trực tiếp cho Đối tác sau khi sử dụng dịch vụ. PopHubly chỉ trực tiếp thu phí hỗ trợ kết nối của riêng mình từ Khách hàng, theo quy định tại Mục 3.2.

2. Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng dịch vụ

2.1. Đối tác địa điểm (Venue)

• Cung cấp thông tin định danh, giấy tờ pháp lý chính xác, đầy đủ để hoàn tất xác thực trước khi được duyệt lên sàn.
• Đăng tải thông tin địa điểm (hình ảnh, giá cả, tiện ích, tình trạng còn chỗ) trung thực, chính xác và tự chịu trách nhiệm về nội dung đã đăng.
• Phản hồi xác nhận lịch trống với PopHubly trong thời hạn quy định tại Mục 3.
• Cung cấp link thanh toán hoặc mã QR hợp lệ, đứng tên/thuộc quyền kiểm soát của Đối tác, để Khách hàng thanh toán phần giá trị dịch vụ không gian còn lại sau khi sử dụng dịch vụ.
• Nhận trực tiếp từ Khách hàng khoản thanh toán giá trị dịch vụ không gian còn lại ngay sau khi hoàn tất phục vụ Khách hàng. Đối tác không phải thanh toán phí hỗ trợ kết nối cho PopHubly, vì khoản phí này đã được Khách hàng thanh toán trực tiếp cho PopHubly theo Chính sách thanh toán.
• Có quyền khiếu nại quyết định tạm ngừng/gỡ bỏ thông tin của PopHubly theo cơ chế tại Mục 8.

2.2. Khách hàng

• Cung cấp thông tin liên hệ và nhu cầu sử dụng chính xác qua form tư vấn (họ tên, số điện thoại, email, thời gian, quy mô sử dụng).
• Thanh toán phí hỗ trợ kết nối trực tiếp cho PopHubly ngay sau khi đặt chỗ; thanh toán phần giá trị dịch vụ không gian còn lại trực tiếp cho Đối tác địa điểm qua link thanh toán hoặc mã QR do Đối tác cung cấp, sau khi hoàn tất sử dụng dịch vụ.
• Có quyền được cung cấp thông tin trung thực về địa điểm trước khi đặt chỗ, và quyền khiếu nại khi thông tin không đúng thực tế.
• Tuân thủ nội quy riêng của từng địa điểm khi sử dụng dịch vụ tại chỗ.

3. Quy trình giao dịch

3.1. Quy trình đặt chỗ và xác nhận giao dịch trên nền tảng PopHubly

• Bước 1 – Tìm kiếm và lựa chọn không gian: Khách hàng truy cập website PopHubly, sử dụng công cụ tìm kiếm để lựa chọn địa điểm theo tiêu chí (vị trí, loại hình, sức chứa, tiện ích). Lịch trống của từng địa điểm được hiển thị theo thời gian thực (realtime), được đồng bộ tự động từ hệ thống quản lý của Đối tác.
• Bước 2 – Đặt chỗ và tạo đơn hàng: Khách hàng chọn khung giờ mong muốn, nhập thông tin và thực hiện thao tác đặt chỗ. Hệ thống tự động tạo đơn hàng, lưu vào giỏ hàng của Khách hàng và đồng thời tạo đơn hàng tương ứng trên tài khoản quản lý của Đối tác địa điểm, với trạng thái ban đầu là "Chờ duyệt".
• Bước 3 – Xác thực và thanh toán phí hỗ trợ kết nối: Khách hàng thực hiện thanh toán khoản phí hỗ trợ kết nối và vận hành nền tảng cho PopHubly theo Biểu phí dịch vụ hiện hành được công khai trên website PopHubly (www.pophubly.com/pricing). Mức phí này được xác định dựa trên giá trị đơn đặt chỗ và có hiệu lực tại thời điểm đặt chỗ. Khoản phí này là để xác nhận đặt chỗ và không phải là tiền đặt cọc cho Đối tác. Sau khi thanh toán, hệ thống tự động ghi nhận trạng thái và gửi thông báo đến bộ phận vận hành của PopHubly.
• Bước 4 – Xác nhận của PopHubly: Bộ phận vận hành của PopHubly thực hiện quy trình đối soát và xác nhận thanh toán theo quy định vận hành nội bộ. Sau khi xác nhận, đơn hàng được chuyển sang trạng thái "Đã xác nhận". Hệ thống tự động cập nhật trạng thái này đến cả Khách hàng và Đối tác địa điểm qua email và giao diện quản lý.
• Bước 5 – Tạm ngưng đặt chỗ trên lịch: Ngay sau khi đơn hàng được xác nhận, hệ thống tự động tạm ngưng khả năng đặt chỗ đối với khung giờ đã được xác nhận trên lịch của Đối tác, bảo đảm không xảy ra tình trạng đặt chỗ trùng lặp từ người dùng khác.
• Bước 6 – Trao đổi thông tin và chuẩn bị: Khách hàng và Đối tác có thể trao đổi thông tin qua kênh liên lạc nội bộ trên nền tảng để thống nhất các chi tiết cụ thể (setup, yêu cầu đặc biệt, v.v.). Thông tin liên hệ của cả hai bên được hiển thị trong chi tiết đơn hàng để thuận tiện cho việc liên lạc.
• Bước 7 – Sử dụng dịch vụ: Khách hàng đến địa điểm và sử dụng không gian theo đúng thời gian đã đặt. Đối tác có trách nhiệm phục vụ đúng cam kết và bảo đảm chất lượng dịch vụ.
• Bước 8 – Thanh toán giá trị dịch vụ không gian: Ngay sau khi hoàn tất sử dụng dịch vụ (sau giờ check-out), Khách hàng thanh toán phần giá trị dịch vụ không gian còn lại trực tiếp cho Đối tác địa điểm thông qua link thanh toán hoặc mã QR do Đối tác cung cấp. Khoản này không đi qua tài khoản của PopHubly dưới bất kỳ hình thức nào. Đối tác tự chịu trách nhiệm pháp lý và nghĩa vụ thuế đối với khoản doanh thu này.
• Bước 9 – Phản hồi và đánh giá: Sau khi dịch vụ kết thúc, Khách hàng có thể để lại phản hồi và đánh giá chất lượng dịch vụ cho địa điểm trên nền tảng, giúp cộng đồng người dùng tham khảo cho các lần đặt chỗ sau.

3.2. Xử lý thanh toán

Giá trị mỗi đơn đặt chỗ được thanh toán theo hai phần riêng biệt, cho hai bên nhận khác nhau:

• Phần 1 – Phí hỗ trợ kết nối và vận hành nền tảng: Khách hàng thanh toán trực tiếp cho PopHubly ngay sau khi đặt chỗ, thông qua mã QR hoặc chuyển khoản ngân hàng. Mức phí được xác định theo Biểu phí dịch vụ hiện hành được công khai trên website PopHubly (www.pophubly.com/pricing), có hiệu lực tại thời điểm đặt chỗ. Đây là khoản phí để xác nhận đặt chỗ, không phải là tiền đặt cọc cho Đối tác. Phí hỗ trợ kết nối này là khoản doanh thu của PopHubly, không phải khoản thu hộ cho Đối tác.
• Phần 2 – Giá trị dịch vụ không gian: Khách hàng thanh toán phần giá trị dịch vụ không gian còn lại trực tiếp cho Đối tác địa điểm ngay sau khi hoàn tất sử dụng dịch vụ (sau giờ check-out), qua link thanh toán hoặc mã QR do Đối tác cung cấp. Khoản này không đi qua tài khoản của PopHubly dưới bất kỳ hình thức nào. Đối tác tự chịu trách nhiệm pháp lý và nghĩa vụ thuế đối với khoản doanh thu này.

PopHubly không thu hộ, chi hộ, không tạm giữ hoặc trung chuyển khoản thanh toán giữa Khách hàng và Đối tác địa điểm — khoản này không đi qua PopHubly dưới bất kỳ hình thức nào. PopHubly chỉ là một bên trực tiếp trong giao dịch đối với phần phí dịch vụ của chính mình, tương tự như bất kỳ đơn vị cung cấp dịch vụ nào thu phí cho dịch vụ do mình cung cấp. Chi tiết về biểu phí và phương thức thanh toán được quy định tại Chính sách thanh toán.

3.3. Quản lý trạng thái đơn hàng

Các trạng thái đơn hàng được định nghĩa và vận hành như sau:

• Đang chờ: Khách hàng vừa tạo đơn hàng hoặc đã thanh toán phí hỗ trợ kết nối, chờ bộ phận vận hành PopHubly đối soát và xác nhận.
• Đã xác nhận: Bộ phận vận hành PopHubly đã xác nhận, lịch được tạm ngưng đặt chỗ.

4. Hoạt động rà soát và thẩm quyền xử lý vi phạm

4.1. Quy trình định danh và kiểm duyệt Đối tác trước khi đăng tải

Trước khi một địa điểm được phép hiển thị công khai trên nền tảng PopHubly, Đối tác phải hoàn tất quy trình định danh và cung cấp đầy đủ các giấy tờ sau:

• Đối với Đối tác là tổ chức: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh), mã số thuế, Giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm (nếu có hoạt động phục vụ ăn uống) và các giấy phép khác theo quy định pháp luật chuyên ngành (nếu có).
• Đối với Đối tác là cá nhân: CCCD/CMND, mã số thuế cá nhân, và các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu không gian cho thuê.

PopHubly thực hiện kiểm tra và xác thực các giấy tờ này trước khi cho phép Đối tác đăng tải thông tin lên nền tảng. Hồ sơ định danh của Đối tác được lưu trữ và cập nhật định kỳ theo quy định pháp luật.

4.2. Tiền kiểm (trước khi lên sàn)

Mọi địa điểm phải được PopHubly duyệt trước khi hiển thị công khai trên nền tảng. Quá trình duyệt bao gồm: kiểm tra giấy tờ pháp lý, đối chiếu thông tin định danh, kiểm tra tính hợp lý của hình ảnh và thông tin mô tả. PopHubly có quyền từ chối duyệt hoặc yêu cầu bổ sung thông tin nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có dấu hiệu bất thường.

4.3. Hậu kiểm (sau khi đã lên sàn)

Sau khi đã được duyệt, PopHubly tiếp tục giám sát thông qua phản hồi của Khách hàng, khiếu nại phát sinh, và rà soát định kỳ. Khi phát hiện hành vi vi phạm (thông tin sai lệch, từ chối phục vụ trái quy định, tăng giá không báo trước, v.v.), PopHubly có thẩm quyền:

• Yêu cầu Đối tác giải trình và chỉnh sửa thông tin trong thời hạn xác định.
• Tạm ẩn thông tin địa điểm khỏi kết quả tìm kiếm trong thời gian xác minh.
• Gỡ bỏ vĩnh viễn địa điểm khỏi nền tảng và chấm dứt hợp tác đối với vi phạm nghiêm trọng hoặc tái phạm.

Đối tác địa điểm bị xử lý có quyền khiếu nại quyết định này theo cơ chế tại Mục 8.

5. Quyền và nghĩa vụ của các bên trong một giao dịch cụ thể

Trong mỗi giao dịch đặt chỗ cụ thể phát sinh trên nền tảng:

• Đối tác địa điểm chịu trách nhiệm về chất lượng thực tế, sự sẵn sàng của địa điểm đúng như thông tin đã đăng tải, và việc phục vụ Khách hàng đúng thời gian đã xác nhận. Đối tác có trách nhiệm cung cấp thông tin giao dịch, hóa đơn hoặc chứng từ liên quan khi PopHubly cần phục vụ: giải quyết tranh chấp, cơ quan nhà nước, kiểm toán, nghĩa vụ pháp luật.
• Khách hàng chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin đặt chỗ đã cung cấp, việc thanh toán đúng hạn, và việc tuân thủ nội quy tại địa điểm trong quá trình sử dụng.
• PopHubly chịu trách nhiệm xác thực thông tin, hỗ trợ kết nối lịch trống giữa Khách hàng và Đối tác, thu phí hỗ trợ kết nối của riêng mình từ Khách hàng, và hỗ trợ hòa giải nếu phát sinh tranh chấp giữa hai bên, nhưng không tham gia vào khoản thanh toán giá trị dịch vụ không gian còn lại giữa Khách hàng và Đối tác (xem Mục 3.2), và không chịu trách nhiệm thay cho Đối tác địa điểm về chất lượng dịch vụ thực tế tại địa điểm.

6. Giới hạn trách nhiệm của PopHubly trong giao dịch trên sàn

PopHubly đóng vai trò trung gian công nghệ, kết nối và xác thực thông tin, không phải bên cung cấp dịch vụ địa điểm. Ngoài việc trực tiếp thu phí hỗ trợ kết nối của riêng mình từ Khách hàng, PopHubly không phải bên xử lý hay trung chuyển khoản thanh toán giá trị dịch vụ không gian còn lại giữa Khách hàng và Đối tác (xem Mục 3.2). PopHubly không chịu trách nhiệm về chất lượng, an toàn, vệ sinh hoặc bất kỳ vấn đề thực tế nào phát sinh tại địa điểm trong quá trình Khách hàng sử dụng dịch vụ, cũng như không chịu trách nhiệm về các vấn đề phát sinh trực tiếp từ giao dịch thanh toán giá trị dịch vụ không gian còn lại giữa Khách hàng và Đối tác. Trách nhiệm của PopHubly trong mỗi giao dịch giới hạn ở việc: xác thực Đối tác trước khi cho lên sàn, xác minh thông tin và hỗ trợ chốt lịch, và hỗ trợ hòa giải khi có tranh chấp. Mức giới hạn trách nhiệm tài chính tổng thể của PopHubly được quy định tại Điều khoản chung của Điều khoản sử dụng.

7. Quy định về an toàn thông tin, quản lý thông tin trên sàn

• Thông tin định danh, giấy tờ pháp lý của Đối tác địa điểm và thông tin cá nhân của Khách hàng được lưu trữ, bảo mật theo Chính sách bảo mật và Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
• PopHubly áp dụng các biện pháp kỹ thuật và quản lý phù hợp để ngăn ngừa truy cập trái phép, mất mát hoặc rò rỉ thông tin trên nền tảng.
• Đối tác địa điểm không được sử dụng thông tin liên hệ của Khách hàng nhận được qua nền tảng cho mục đích ngoài phạm vi giao dịch đã xác nhận, trừ khi được Khách hàng đồng ý riêng.
• Khi phát hiện sự cố lộ, mất dữ liệu ảnh hưởng đến người dùng, PopHubly thông báo cho các bên liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

8. Cơ chế giải quyết khiếu nại, tranh chấp

Mọi khiếu nại, tranh chấp phát sinh giữa Khách hàng và Đối tác địa điểm, hoặc liên quan đến quyết định xử lý vi phạm của PopHubly, được giải quyết theo các bước sau:

• Bước 1: Bên khiếu nại liên hệ trực tiếp với bên còn lại để thương lượng.
• Bước 2: Nếu không thành công, bên khiếu nại gửi yêu cầu hòa giải đến PopHubly qua email info@pophubly.com, kèm thông tin và bằng chứng liên quan. PopHubly tiếp nhận, xác minh thông tin từ các bên và đưa ra đề xuất giải quyết trong thời gian hợp lý, theo Chính sách khiếu nại và hoàn tiền.
• Bước 3: Nếu hòa giải không thành, các bên có quyền đưa vụ việc ra Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) hoặc Tòa án nhân dân có thẩm quyền theo quy định pháp luật Việt Nam.