Những điều cần biết trước khi ký hợp đồng thuê địa điểm sự kiện
Tổ chức một sự kiện thành công không chỉ đến từ nội dung chương trình hay cách bạn truyền thông, mà còn phụ thuộc rất lớn vào việc lựa chọn và ký kết hợp đồng thuê địa điểm sự kiện một cách cẩn trọng. Nhiều doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là những đơn vị mới tổ chức sự kiện lần đầu, thường bỏ qua các điều khoản quan trọng, dẫn đến phát sinh chi phí hoặc rắc rối ngoài ý muốn.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn trước khi đặt bút ký hợp đồng, nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm và đúng như kế hoạch.
Địa điểm tổ chức sự kiện sang trọng cần lưu ý trước khi ký hợp đồng
Vì sao cần đọc kỹ hợp đồng thuê địa điểm?
Một không gian có thể trông hoàn hảo khi bạn đến khảo sát, nhưng mọi thứ chỉ thật sự rõ ràng và ràng buộc pháp lý khi được thể hiện bằng văn bản. Việc đọc kỹ hợp đồng sẽ giúp bạn:
- Hiểu rõ trách nhiệm và quyền lợi của cả hai bên
- Tránh các phí phát sinh không rõ ràng
- Nắm được các điều kiện về hủy, dời lịch hoặc hoàn tiền
- Có căn cứ để xử lý nếu xảy ra tranh chấp
Những điều cần kiểm tra kỹ trước khi ký hợp đồng
1. Thông tin pháp lý và năng lực cho thuê
Trước tiên, bạn cần xác định rằng bên cho thuê là chủ sở hữu hợp pháp của địa điểm hoặc có quyền đại diện để ký kết hợp đồng. Nếu thuê thông qua nền tảng trung gian như PopHubly, bạn có thể yên tâm hơn vì đã có bước kiểm duyệt ban đầu.
💡 Lưu ý: Tránh ký hợp đồng miệng hoặc chỉ qua tin nhắn. Mọi thoả thuận nên được thể hiện bằng văn bản.
2. Thời gian thuê và giờ sử dụng cụ thể
Đảm bảo hợp đồng ghi rõ:
- Thời gian bắt đầu và kết thúc thuê
- Giờ được phép setup – diễn ra sự kiện – dọn dẹp
- Có tính phụ phí nếu kéo dài giờ không?
Đây là điểm hay bị bỏ sót khiến nhiều bên bị phạt thêm giờ sử dụng hoặc bị ngắt điện đột ngột do chưa thỏa thuận kỹ.
3. Chi phí thuê và các khoản phụ thu
Chi phí thuê có thể bao gồm:
- Giá thuê cơ bản theo giờ/ngày
- Phí dịch vụ quản lý, bảo vệ
- Phí điện, nước, wifi nếu có
- Phí setup/phá dỡ ngoài giờ
- Phí giữ xe cho khách
- Tiền đặt cọc
Bạn cần yêu cầu bên cho thuê liệt kê đầy đủ các khoản phí này trong hợp đồng để tránh trường hợp “báo giá một đằng, thực trả một nẻo”.
4. Chính sách hoàn hủy – dời lịch
Một trong những kinh nghiệm thuê địa điểm tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp nhỏ là luôn nắm rõ chính sách huỷ hoặc dời lịch.
- Có hoàn lại tiền nếu huỷ trước bao nhiêu ngày?
- Có mất cọc không?
- Có thể chuyển sang ngày khác không mất phí?
PopHubly là một trong số ít nền tảng hiện hỗ trợ chính sách hoàn tiền linh hoạt nếu khách đặt trước sớm hoặc có lý do hợp lý.
5. Trách nhiệm bảo vệ tài sản và an toàn sự kiện
Hợp đồng cần ghi rõ:
- Bên nào chịu trách nhiệm nếu xảy ra hư hỏng, mất mát?
- Các quy định về sử dụng tài sản trong không gian: bàn ghế, thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu…
- Trách nhiệm dọn dẹp sau sự kiện
Bạn nên thương lượng rõ nếu không gian không có sẵn nhân viên hỗ trợ setup hoặc cần thuê thêm từ bên ngoài.
6. Điều khoản sử dụng hình ảnh và không gian
Nếu bạn có kế hoạch quay video, chụp ảnh hoặc livestream tại sự kiện, đừng quên yêu cầu quyền sử dụng hình ảnh không gian. Một số địa điểm có giới hạn về quay phim thương mại hoặc yêu cầu thêm chi phí.
7. Cam kết về điều kiện thực tế không gian
Trong hợp đồng nên có mô tả rõ về không gian đã khảo sát: diện tích, số lượng phòng, máy lạnh, ánh sáng, vệ sinh, cửa thoát hiểm… Đôi khi, thực tế có thể khác so với ảnh quảng cáo hoặc bị thay đổi vào ngày tổ chức.
📌 Gợi ý: Bạn nên yêu cầu đính kèm ảnh chụp thực tế hoặc sơ đồ mặt bằng kèm hợp đồng để đảm bảo tính chính xác.
Bài viết liên quan:
- Cách sử dụng pop-up space để tạo sự kiện độc đáo và ấn tượng
- Giá thuê địa điểm tổ chức workshop TPHCM [Cập nhật 2025]
- Cách Thuê Địa Điểm Workshop Tại TPHCM Dành Cho Các Doanh Nghiệp Nhỏ
- Địa Điểm Tổ Chức Workshop Nhỏ Giá Rẻ: Những Lựa Chọn Tuyệt Vời Cho Doanh Nghiệp
- Làm Thế Nào Để Chọn Không Gian Workshop Phù Hợp Cho Sự Kiện Doanh Nghiệp?
Những câu hỏi bạn nên đặt ra trước khi ký
- Không gian có được sử dụng độc quyền trong ngày diễn ra sự kiện không?
- Có cần xin phép ban quản lý toà nhà hay phường nếu sự kiện mang tính cộng đồng?
- Nếu mưa hoặc mất điện, có phương án thay thế không?
- Có hỗ trợ kỹ thuật tại chỗ trong ngày tổ chức không?
Những câu hỏi này tưởng chừng nhỏ, nhưng lại là yếu tố quyết định sự kiện của bạn có trơn tru hay không.
Khi nào nên nhờ người có kinh nghiệm tư vấn?
Nếu đây là lần đầu tổ chức sự kiện, hoặc bạn đang sử dụng pop-up space – mô hình không gian mới và linh hoạt, đừng ngần ngại nhờ đến sự hỗ trợ từ:
- Nhân viên tư vấn tại nền tảng như PopHubly
- Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
- Người quen đã từng sử dụng địa điểm tương tự
Họ sẽ giúp bạn rà soát hợp đồng, thương lượng các điều khoản có lợi và đảm bảo bạn không bỏ sót các chi tiết quan trọng.
Kết luận
Một hợp đồng thuê địa điểm sự kiện tưởng chừng đơn giản nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu bạn không đọc kỹ. Đặc biệt với những doanh nghiệp nhỏ có ngân sách hạn chế, việc tránh phát sinh chi phí không cần thiết và đảm bảo sự kiện đúng kế hoạch là vô cùng quan trọng.
Hãy dành thời gian kiểm tra kỹ từng điều khoản, thương lượng rõ ràng và chỉ ký khi bạn đã hiểu rõ toàn bộ nội dung. Nếu cần, đừng ngại yêu cầu bên cho thuê điều chỉnh hoặc làm rõ bằng văn bản. Việc cẩn thận từ đầu sẽ giúp bạn yên tâm tập trung vào nội dung và khách mời – yếu tố làm nên thành công của sự kiện.
