Những sai lầm thường gặp khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện lần đầu
Mục lục:
- 1. Đặt địa điểm khi chưa rõ mục tiêu sự kiện
- 2. Ưu tiên giá rẻ thay vì giá trị phù hợp
- 3. Không khảo sát địa điểm trước khi đặt
- 4. Bỏ qua yếu tố kỹ thuật và dịch vụ hỗ trợ
- 5. Không chú ý đến chỗ đậu xe và vị trí
- 6. Không lường trước các chi phí phát sinh
- 7. Thiếu hợp đồng và xác nhận rõ ràng
- 8. Lời khuyên từ PopHubly để thuê địa điểm thông minh hơn
Những sai lầm thường gặp khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện lần đầu
1. Đặt địa điểm khi chưa rõ mục tiêu sự kiện
Một trong những sai lầm phổ biến nhất là chọn địa điểm trước khi hiểu rõ mục tiêu và đối tượng tham gia sự kiện. Ví dụ:
- Sự kiện networking nhưng lại chọn quán café chật hẹp, thiếu không gian đi lại.
- Workshop thực hành lại thuê phòng có bàn ghế cố định, không thể di chuyển.
Hãy luôn xác định mục tiêu, quy mô khách tham dự, và hình thức tổ chức (trình bày, nhóm nhỏ, biểu diễn…) trước khi bắt đầu tìm địa điểm.
2. Ưu tiên giá rẻ thay vì giá trị phù hợp
Tâm lý “mới tổ chức lần đầu, nên tiết kiệm” khiến nhiều người chọn không gian giá rẻ, nhưng lại:
- Thiếu thiết bị cơ bản (âm thanh, máy chiếu, wifi).
- Không có hỗ trợ kỹ thuật hoặc dọn dẹp.
- Không phù hợp về thẩm mỹ, vị trí xa trung tâm.
Thay vì tìm giá rẻ nhất, hãy tìm giá phù hợp nhất với nhu cầu. Các nền tảng như PopHubly có bảng giá minh bạch, có thể so sánh nhiều địa điểm theo nhu cầu và ngân sách.
3. Không khảo sát địa điểm trước khi đặt
Hình ảnh và mô tả trên web có thể không phản ánh đúng thực tế. Nếu không khảo sát, bạn dễ gặp:
- Phòng quá nhỏ so với mô tả.
- Không có ánh sáng tự nhiên như mong đợi.
- Khu vực xung quanh ồn ào, gây ảnh hưởng đến sự kiện.
Gợi ý: Nếu bạn không có thời gian khảo sát trực tiếp, hãy chọn những địa điểm đã có video thực tế, đánh giá khách hàng rõ ràng, như các listing đã được xác thực trên PopHubly.
Bài viết liên quan:
- Bảng giá thuê không gian tổ chức sự kiện tại Hà Nội và TP.HCM cập nhật mới nhất
- Thuê không gian workshop đúng cách – Tối ưu chi phí & hiệu quả vượt trội!
- Kinh nghiệm thuê địa điểm tổ chức sự kiện tiết kiệm chi phí mà vẫn hiệu quả
- Không Gian Workshop Nhỏ Giá Rẻ Tại TPHCM: Lựa Chọn Thông Minh Cho Doanh Nghiệp Muốn Tối Ưu Chi Phí
- Bí quyết tìm địa điểm workshop giá rẻ và tiện lợi tại TP.HCM
- Địa điểm tổ chức sự kiện có hỗ trợ kỹ thuật – nên hay không?
4. Bỏ qua yếu tố kỹ thuật và dịch vụ hỗ trợ
Bạn tổ chức buổi talk show? Hay cần trình chiếu slide? Nếu bỏ qua yếu tố kỹ thuật, bạn sẽ:
- Phát hiện không có cổng HDMI cho máy chiếu.
- Micro bị rè hoặc không hoạt động.
- Không có ai hỗ trợ kỹ thuật khi gặp sự cố.
PopHubly cho phép bạn lọc các địa điểm có hỗ trợ kỹ thuật, thiết bị trình chiếu, hoặc cả dịch vụ livestream – giúp bạn tránh lỗi này ngay từ đầu.
5. Không chú ý đến chỗ đậu xe và vị trí
Một địa điểm đẹp nhưng khách không tìm được chỗ gửi xe hoặc đi lại bất tiện, sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng người tham gia.
Đặc biệt nếu sự kiện vào cuối tuần hoặc buổi tối – thời điểm cao điểm về chỗ để xe.
Trên PopHubly, bạn có thể lọc các địa điểm có bãi giữ xe riêng, hoặc nằm gần bãi gửi xe công cộng – tiện cho cả khách mời và ban tổ chức.
6. Không lường trước các chi phí phát sinh
Một số địa điểm ban đầu báo giá hấp dẫn, nhưng đến lúc thanh toán lại:
- Phát sinh chi phí vệ sinh, phụ phí ngoài giờ, hoặc phụ phí thiết bị.
- Thu phí theo đầu khách vượt số lượng cho phép.
Luôn hỏi rõ:
- Giá đã bao gồm các chi phí gì?
- Có giới hạn giờ thuê không?
- Có phụ phí nếu đi quá giờ/khách không?
Với PopHubly, các địa điểm đều được yêu cầu minh bạch giá cả và điều khoản sử dụng, tránh tối đa tình trạng “bị lật kèo phút chót”.
7. Thiếu hợp đồng và xác nhận rõ ràng
Vì là sự kiện nhỏ hoặc cá nhân, nhiều người chỉ trao đổi qua Zalo hoặc gọi điện, không ký hợp đồng hay biên nhận.
Điều này khiến bạn không có bằng chứng khi có tranh chấp xảy ra:
- Chủ địa điểm cho thuê cho người khác.
- Không cung cấp đúng dịch vụ như thỏa thuận.
Gợi ý: Luôn yêu cầu biên nhận, email xác nhận hoặc hợp đồng điện tử. Trên PopHubly, việc này được tích hợp sẵn trong quy trình đặt chỗ – đảm bảo minh bạch và chuyên nghiệp.
8. Lời khuyên từ PopHubly để thuê địa điểm thông minh hơn
Là nền tảng chuyên về thuê không gian ngắn hạn và linh hoạt, PopHubly đã hỗ trợ hàng ngàn khách hàng thuê địa điểm tổ chức sự kiện thành công.
Từ kinh nghiệm thực tế, PopHubly gợi ý:
- Luôn lên checklist nhu cầu cụ thể trước khi tìm kiếm.
- Ưu tiên địa điểm có sẵn thiết bị và hỗ trợ kỹ thuật.
- Chọn nơi có vị trí thuận tiện và có chỗ để xe.
- Đọc kỹ đánh giá khách cũ và minh bạch điều khoản đặt chỗ.
Nếu bạn là người lần đầu tổ chức sự kiện, PopHubly chính là người bạn đồng hành thông minh – giúp bạn tránh những sai lầm tốn kém và tổ chức một chương trình chỉn chu, mượt mà.
