Những lưu ý khi thuê không gian sự kiện lần đầu để tránh sai lầm
Tổ chức một sự kiện, dù là buổi workshop nhỏ, họp báo nội bộ hay lễ ra mắt sản phẩm, luôn là thử thách lớn với những người chưa có nhiều kinh nghiệm. Trong đó, khâu chọn lựa và thuê không gian sự kiện là bước quyết định đến 70% trải nghiệm của người tham gia – và cũng là nơi dễ xảy ra sai sót nhất, đặc biệt với những ai mới tổ chức lần đầu.
Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp bạn tránh các sai lầm phổ biến khi thuê không gian sự kiện, để mọi thứ diễn ra suôn sẻ, đúng ngân sách và đạt hiệu quả như kỳ vọng.
Địa điểm tổ chức sự kiện với sức chứa lớn và đầy đủ thiết bị
1. Đừng đánh giá thấp việc lập kế hoạch từ sớm
Một trong những lỗi phổ biến nhất là để sát ngày mới tìm địa điểm. Khi đó, bạn không còn nhiều lựa chọn, giá thuê có thể tăng cao, hoặc phải chấp nhận những không gian không phù hợp với mục tiêu của sự kiện.
Lời khuyên là hãy lên kế hoạch thuê địa điểm ít nhất 3–4 tuần trước ngày diễn ra, thậm chí sớm hơn nếu sự kiện rơi vào mùa cao điểm (cuối năm, dịp lễ hoặc cuối tuần).
2. Xác định rõ nhu cầu trước khi tìm kiếm
Nhiều người lần đầu thuê không gian sự kiện thường chỉ quan tâm đến vị trí và giá cả, mà quên mất các yếu tố quan trọng khác như:
- Sức chứa tối đa (ngồi bao nhiêu người thoải mái?)
- Hình thức ngồi: ghế hội nghị, bàn tròn, kiểu lớp học?
- Có yêu cầu về máy chiếu, âm thanh, ánh sáng không?
- Có cần khu vực check-in, photobooth hay ăn nhẹ?
Việc xác định rõ những yếu tố này giúp bạn loại bỏ nhanh các địa điểm không phù hợp và tránh phải phát sinh chi phí ngoài dự kiến để thuê thêm thiết bị hoặc dịch vụ.
3. Đừng chỉ chọn theo hình ảnh
Nhiều địa điểm sự kiện có hình ảnh đẹp trên mạng xã hội, nhưng khi đến trực tiếp lại khác xa thực tế. Ánh sáng, bố cục không gian, chất lượng thiết bị hay thậm chí là… mùi trong phòng đều có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm người tham dự.
Tốt nhất, hãy đến khảo sát trực tiếp hoặc chọn đặt qua các nền tảng trung gian có chính sách đảm bảo uy tín. Hiện nay, nền tảng như PopHubly cung cấp thông tin minh bạch, hình ảnh thực tế và đánh giá từ người dùng cũ để bạn yên tâm lựa chọn.
Bài viết liên quan:
- Bí quyết tìm địa điểm workshop giá rẻ và tiện lợi tại TP.HCM
- 10 bước để chọn địa điểm tổ chức sự kiện hoàn hảo cho doanh nghiệp nhỏ
- Địa Điểm Tổ Chức Workshop Nhỏ Giá Rẻ: Những Lựa Chọn Tuyệt Vời Cho Doanh Nghiệp
- Giá thuê địa điểm tổ chức workshop TPHCM [Cập nhật 2025]
- Làm Thế Nào Để Chọn Không Gian Workshop Phù Hợp Cho Sự Kiện Doanh Nghiệp?
4. Lưu ý về thời gian thuê và chi phí phát sinh
Một sai lầm phổ biến là không kiểm tra kỹ hợp đồng thuê, đặc biệt về:
- Thời gian bắt đầu và kết thúc chính xác
- Phí phát sinh nếu đến sớm hoặc trả phòng muộn
- Chi phí dọn dẹp, bảo trì hoặc dịch vụ đi kèm
Một số địa điểm chỉ cho thuê đúng theo khung giờ nhất định (ví dụ 14h–17h), nếu bạn đến sớm 30 phút để setup hoặc nán lại chụp ảnh sau sự kiện có thể bị tính thêm phí. Hãy luôn xác minh những điều này bằng văn bản hoặc email.
5. Ưu tiên không gian linh hoạt
Không gian tổ chức sự kiện linh hoạt là không gian có thể dễ dàng thay đổi cách bài trí, mở rộng hoặc chia nhỏ khu vực theo ý tưởng của bạn. Điều này rất quan trọng với người tổ chức lần đầu vì bạn sẽ có nhiều phương án thay thế nếu kịch bản sự kiện thay đổi hoặc phát sinh nhu cầu vào phút chót.
Nhiều địa điểm hiện nay thiết kế mở, không có tường ngăn cố định, có thể dễ dàng điều chỉnh layout cho phù hợp với mọi hình thức sự kiện.
6. Kiểm tra kỹ hạ tầng kỹ thuật
Một số vấn đề thường chỉ phát sinh khi sự kiện bắt đầu: âm thanh bị rè, máy chiếu không tương thích, wifi yếu, không đủ ổ điện, ánh sáng quá tối hoặc quá gắt… Đây là lỗi mà người thuê địa điểm lần đầu thường không để ý.
Lời khuyên là khi khảo sát, hãy mang theo laptop, thử kết nối thiết bị, test wifi, kiểm tra ánh sáng, tiếng ồn từ bên ngoài để đảm bảo không gian có thể vận hành tốt sự kiện của bạn.
7. Đừng quên yếu tố hậu cần
Các chi tiết tưởng nhỏ nhưng ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm bao gồm:
- Giao thông khu vực: dễ tìm, dễ đón xe công nghệ?
- Có chỗ gửi xe cho khách không?
- Có thang máy (nếu không gian ở tầng cao)?
- Có nhà vệ sinh sạch sẽ, đủ gần?
- Khu vực nghỉ giữa giờ hoặc phòng riêng cho diễn giả?
Những điều này giúp bạn tránh được sự bối rối và mang đến trải nghiệm chuyên nghiệp, chỉn chu hơn cho người tham dự.
8. Ký hợp đồng rõ ràng, có điều khoản hoàn hủy
Một lưu ý quan trọng với người lần đầu tổ chức là luôn yêu cầu hợp đồng thuê không gian rõ ràng, nêu cụ thể:
- Thời gian sử dụng
- Chi phí (bao gồm những gì?)
- Chính sách hủy (trước bao nhiêu ngày thì được hoàn?)
- Trách nhiệm nếu xảy ra sự cố (hỏng thiết bị, vi phạm thời gian,…)
Điều này giúp bạn bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp hoặc phát sinh ngoài ý muốn.
Kết luận
Thuê không gian sự kiện lần đầu luôn đi kèm với nhiều áp lực và dễ mắc sai lầm nếu thiếu kinh nghiệm. Nhưng nếu bạn chủ động lập kế hoạch, khảo sát kỹ càng, rõ ràng trong thỏa thuận và linh hoạt trong lựa chọn, mọi việc sẽ trở nên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn rất nhiều.
Đừng ngại tìm sự hỗ trợ từ các nền tảng như PopHubly, nơi kết nối hàng trăm không gian tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đa dạng mức giá, sẵn sàng hỗ trợ bạn từ lần tổ chức đầu tiên cho đến những sự kiện tiếp theo một cách suôn sẻ và tiết kiệm hơn.
