Mẹo lựa chọn địa điểm sự kiện pop-up space tối ưu cho doanh nghiệp

Pop-up space – hay còn gọi là không gian sự kiện ngắn hạn – ngày càng trở thành xu hướng được nhiều doanh nghiệp nhỏ và startup ưa chuộng để tổ chức workshop, giới thiệu sản phẩm, mini event hoặc các hoạt động kích hoạt thương hiệu. Tuy nhiên, để lựa chọn một không gian pop-up vừa đẹp, vừa phù hợp với mục tiêu tổ chức, lại tiết kiệm chi phí thì không phải ai cũng nắm rõ cách làm.

Bài viết này sẽ chia sẻ những mẹo lựa chọn địa điểm pop-up space tối ưu nhất cho doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị cần sự linh hoạt và hiệu quả trong tổ chức sự kiện ngắn hạn.

Cửa hàng bán lẻ pop-up store mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp bán lẻ

1. Hiểu rõ nhu cầu trước khi tìm địa điểm

Trước khi bắt đầu tìm kiếm, hãy tự trả lời rõ ràng các câu hỏi sau:

• Mục tiêu của sự kiện là gì? (bán hàng, giới thiệu thương hiệu, networking,…)
• Đối tượng tham dự là ai? (khách hàng tiềm năng, đối tác, báo chí,…)
• Thời gian tổ chức bao lâu?
• Cần không gian ngoài trời hay trong nhà?
• Có yêu cầu về âm thanh, ánh sáng, chỗ đậu xe hay không?

Càng xác định rõ ràng từ đầu, bạn càng tiết kiệm được thời gian lọc lựa các địa điểm không phù hợp, và tránh phát sinh chi phí không cần thiết.

2. Ưu tiên các không gian có tính linh hoạt cao

Khác với không gian hội trường cố định, các pop-up space thường có cấu trúc mở, dễ thay đổi layout và setup theo mục đích riêng. Đây là lợi thế lớn nếu bạn cần sáng tạo concept sự kiện theo chủ đề riêng, hoặc tích hợp nhiều hoạt động trong cùng một buổi.

Một số yếu tố linh hoạt cần ưu tiên:

• Không gian dễ decor theo phong cách thương hiệu
• Có thể chia khu vực (check-in, trải nghiệm, photobooth, v.v.)
• Thời gian thuê linh hoạt theo khung giờ hoặc nửa ngày

Các địa điểm như PopHubly hiện nay có rất nhiều mô hình pop-up với thiết kế đa dạng – từ phòng nghệ thuật, showroom, sân thượng đến góc nhỏ trong quán cà phê, giúp bạn thoải mái tùy biến.

3. Vị trí quyết định mức độ thu hút

Nếu sự kiện pop-up hướng đến khách hàng bên ngoài, vị trí là yếu tố then chốt. Hãy ưu tiên những địa điểm:

• Nằm ở khu trung tâm, dễ tìm
• Gần khu dân cư, trường học, tòa nhà văn phòng hoặc tuyến phố sầm uất
• Có chỗ đậu xe hoặc tiện gọi xe công nghệ

Đối với các sự kiện nội bộ hoặc họp nhóm nhỏ, bạn có thể cân nhắc những vị trí xa trung tâm hơn để tối ưu chi phí, miễn là không gây khó khăn cho người tham dự trong việc di chuyển.

Bài viết liên quan:

• • Những lưu ý khi thuê không gian sự kiện lần đầu để tránh sai lầm
  • Bí quyết tìm địa điểm workshop giá rẻ và tiện lợi tại TP.HCM
  • Địa Điểm Tổ Chức Workshop Nhỏ Giá Rẻ: Những Lựa Chọn Tuyệt Vời Cho Doanh Nghiệp
  • Giá thuê địa điểm tổ chức workshop TPHCM [Cập nhật 2025]
  • Làm Thế Nào Để Chọn Không Gian Workshop Phù Hợp Cho Sự Kiện Doanh Nghiệp?

4. Kiểm tra hạ tầng và tiện nghi sẵn có

Không gian pop-up không phải lúc nào cũng đầy đủ thiết bị như hội trường lớn. Vì vậy, hãy kiểm tra trước:

• Có đủ bàn ghế, ổ điện, wifi ổn định không?
• Hệ thống âm thanh – ánh sáng như thế nào?
• Có toilet, thang máy hoặc chỗ nghỉ không?
• Có nhân viên hỗ trợ setup?

Nếu bạn cần thuê thêm thiết bị ngoài (loa, máy chiếu, standee,…), hãy tính vào ngân sách và kiểm tra xem địa điểm có hỗ trợ setup hay không. Pop-up space tốt không chỉ là chỗ trống, mà là không gian có thể “vào là làm được ngay”.

5. Tính toán chi phí thật sự

Mức giá thuê pop-up space khá đa dạng, có thể từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng tùy vào vị trí, thời lượng và tiện ích kèm theo. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lần đầu thuê dễ mắc lỗi:

• Không tính chi phí phát sinh (setup ngoài giờ, thuê thiết bị,…)
• Không hiểu rõ chính sách hủy/thay đổi giờ
• Không thương lượng được mức giá phù hợp với mục tiêu

Một số nền tảng như PopHubly hỗ trợ báo giá minh bạch, kèm chính sách hoàn tiền rõ ràng nếu đặt sớm hoặc hủy trong thời gian hợp lý – đây là yếu tố giúp bạn yên tâm kiểm soát ngân sách và tránh rủi ro tài chính.

6. Đừng bỏ qua trải nghiệm thương hiệu

Một trong những lý do khiến pop-up space ngày càng được yêu thích là khả năng tạo dấu ấn cá nhân hoá cho thương hiệu. Không gian đẹp, được décor khéo léo theo tinh thần sự kiện sẽ giúp khách mời ghi nhớ nhiều hơn và tạo cảm giác chuyên nghiệp, chỉn chu.

Hãy ưu tiên những không gian:

• Có phong cách gần với hình ảnh thương hiệu của bạn
• Có thể dễ dàng thêm yếu tố nhận diện (logo, màu sắc, hình ảnh)
• Có góc “sống ảo” để khách hàng check-in, chia sẻ

Trải nghiệm thị giác không chỉ giúp lan tỏa sự kiện mà còn góp phần tạo dựng niềm tin và thiện cảm với khách mời, đặc biệt là với các doanh nghiệp trẻ.

Kết luận

Thuê pop-up space không chỉ là giải pháp linh hoạt cho doanh nghiệp nhỏ, mà còn là cơ hội thể hiện sự sáng tạo, chuyên nghiệp và tinh tế trong từng hoạt động tương tác với khách hàng hoặc đối tác. Chỉ cần hiểu rõ nhu cầu, chọn đúng địa điểm và kiểm soát tốt chi phí, bạn hoàn toàn có thể tổ chức một sự kiện ấn tượng mà không cần ngân sách khổng lồ.

Nếu bạn đang tìm kiếm hệ thống không gian sự kiện ngắn hạn đáng tin cậy, PopHubly chính là một lựa chọn phù hợp. Với mạng lưới pop-up space phong phú tại TP.HCM và Hà Nội, nền tảng này giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm – đặt chỗ – quản lý chi phí chỉ trong vài cú nhấp chuột.