Làm sao để thuê địa điểm tổ chức sự kiện giá rẻ nhưng vẫn chất lượng?
Chi phí tổ chức sự kiện luôn là một bài toán nan giải, đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc cá nhân tự tổ chức. Làm sao để thuê địa điểm tổ chức sự kiện giá rẻ nhưng vẫn đảm bảo yếu tố thẩm mỹ, tiện nghi và trải nghiệm người tham dự? Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn từ A-Z cách tìm kiếm, đánh giá và đàm phán hiệu quả để đạt được mục tiêu “tiết kiệm nhưng không tạm bợ”.
Không gian tổ chức sự kiện đầy đủ tiện nghi nhưng tiết kiệm chi phí
1. Xác định ngân sách và tiêu chí “chất lượng” từ đầu
Ngân sách có thể thấp, nhưng tiêu chí cần rõ
Trước tiên, hãy vạch ra rõ ràng ba điểm quan trọng:
- Ngân sách tối đa bạn có thể chi cho phần thuê địa điểm
- Số lượng người tham dự và yêu cầu cơ bản về không gian (diện tích, số bàn ghế, có máy chiếu,…)
- Mục tiêu chất lượng: không gian phải có ánh sáng tốt, dễ tìm, có chỗ đỗ xe, hoặc phù hợp với phong cách thương hiệu
Việc xác định trước sẽ giúp bạn dễ so sánh địa điểm tổ chức sự kiện hơn và tránh chọn địa điểm chỉ vì giá rẻ mà không đáp ứng nhu cầu thực tế.
2. Ưu tiên các địa điểm thuê theo giờ hoặc theo buổi
Thay vì thuê trọn ngày hoặc theo gói dịch vụ trọn gói cao cấp, bạn có thể:
- Thuê địa điểm tổ chức sự kiện theo giờ (2–4 giờ) nếu sự kiện diễn ra ngắn
- Thuê theo buổi sáng/chiều/tối nếu sự kiện có khung giờ cố định
Nhiều địa điểm, đặc biệt là các quán cà phê có không gian mở hoặc mô hình pop-up space cung cấp mức giá rất hợp lý khi thuê theo giờ, lại có sẵn tiện ích như máy chiếu, mic, nước uống.
Gợi ý: Các địa điểm thuê sự kiện trong quán cà phê hiện nay được nhiều freelancer và nhóm nhỏ lựa chọn vì linh hoạt và tiết kiệm.
3. Tìm kiếm đúng nền tảng – Mở rộng phạm vi tìm địa điểm
Sử dụng nền tảng thuê địa điểm sự kiện chuyên biệt
Đừng chỉ tìm kiếm trên Google – hãy tận dụng các nền tảng chuyên biệt hoặc hội nhóm:
- PopHubly – nền tảng thuê địa điểm theo giờ, phù hợp với workshop, họp nhóm, sự kiện ra mắt
- Hội nhóm Facebook về tổ chức sự kiện, cộng đồng freelancer
- Các nền tảng cho thuê địa điểm coworking, quán cafe kết hợp sự kiện
Mở rộng khu vực tìm kiếm
Thay vì tập trung vào khu trung tâm – nơi giá thuê cao, hãy thử các quận lân cận, nơi có không gian rộng rãi và mức giá hợp lý hơn, nhưng vẫn thuận tiện đi lại.
Bài viết liên quan:
- 5 bước đơn giản để thuê địa điểm tổ chức sự kiện không gặp rắc rối
- Giá thuê địa điểm tổ chức workshop TPHCM [Cập nhật 2025]
- Cách Thuê Địa Điểm Workshop Tại TPHCM Dành Cho Các Doanh Nghiệp Nhỏ
- Địa Điểm Tổ Chức Workshop Nhỏ Giá Rẻ: Những Lựa Chọn Tuyệt Vời Cho Doanh Nghiệp
- Làm Thế Nào Để Chọn Không Gian Workshop Phù Hợp Cho Sự Kiện Doanh Nghiệp?
4. Đàm phán thông minh để tối ưu chi phí thuê
Một số mẹo đàm phán giá thuê địa điểm tổ chức sự kiện hiệu quả:
- Đặt sớm từ 1–2 tuần → dễ có mức giá ưu đãi
- Thuê ngoài giờ cao điểm (ví dụ: sáng các ngày trong tuần) → giảm ít nhất 10–20%
- Thương lượng combo dịch vụ: thuê địa điểm kèm nước uống, thiết bị âm thanh, bàn ghế sẽ tiết kiệm hơn thuê rời từng phần
- Cam kết hợp tác lâu dài nếu tổ chức định kỳ → nhiều chủ địa điểm sẵn sàng giảm giá
5. Kiểm tra kỹ các yếu tố hỗ trợ để tránh phát sinh chi phí
Một địa điểm giá rẻ ban đầu có thể thành “đắt đỏ” nếu bạn phải thuê thêm các dịch vụ ngoài. Hãy kiểm tra xem giá thuê đã bao gồm:
- Máy chiếu, âm thanh, wifi ổn định chưa?
- Có bãi giữ xe miễn phí hoặc gần đó không?
- Không gian có điều hoà, quạt, hệ thống chiếu sáng phù hợp không?
- Có nhân viên hỗ trợ kỹ thuật nếu bạn cần set-up thiết bị?
Đừng quên kiểm tra điều khoản hợp đồng để tránh chi phí phát sinh nếu ở quá giờ, phát sinh khách mời hoặc hư hại tài sản.
6. Một vài gợi ý không gian vừa rẻ vừa chất tại TP.HCM & Hà Nội
TP.HCM:
- Không gian workshop tại quận Phú Nhuận, Gò Vấp: giá rẻ, yên tĩnh
- Quán cà phê kết hợp pop-up space ở Thảo Điền, Quận 3
Hà Nội:
- Không gian sự kiện trong homestay, biệt thự nhỏ khu Tây Hồ
- Quán cà phê có phòng riêng tổ chức sự kiện tại Đống Đa, Hai Bà Trưng
Tất cả những địa điểm này thường có giá từ 300.000đ–1.000.000đ/buổi, đã bao gồm tiện ích cơ bản.
Kết luận: Giá rẻ không đồng nghĩa với trải nghiệm thấp
Với kế hoạch rõ ràng, lựa chọn khéo léo và khả năng thương lượng tốt, bạn hoàn toàn có thể thuê được địa điểm tổ chức sự kiện giá rẻ nhưng vẫn chất lượng. Hãy ưu tiên sự phù hợp hơn là quy mô, và đừng quên đánh giá tổng thể các yếu tố: tiện ích, hỗ trợ kỹ thuật, trải nghiệm người tham dự và chi phí tổng thể.
