Checklist chi tiết trước khi ký hợp đồng thuê địa điểm sự kiện
Ký hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện là một bước quan trọng quyết định chất lượng, chi phí và độ an toàn của cả chương trình. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị nhỏ hoặc cá nhân tổ chức sự kiện lần đầu, thường bỏ qua các chi tiết then chốt trong hợp đồng. Bài viết này sẽ giúp bạn tổng hợp checklist chi tiết những việc cần làm trước khi ký hợp đồng thuê địa điểm sự kiện, tránh rủi ro và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Ký hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
1. Kiểm tra đầy đủ thông tin pháp lý của bên cho thuê
Kiểm tra tư cách pháp lý
- Bên cho thuê là cá nhân hay tổ chức?
- Có giấy phép kinh doanh (nếu là địa điểm thương mại)?
- Người ký hợp đồng có quyền đại diện pháp lý không?
Mẹo: Yêu cầu bản scan giấy phép hoặc CMND/CCCD nếu là cá nhân.
2. Xác nhận thông tin sự kiện trong hợp đồng
Thông tin cần được ghi rõ
- Tên sự kiện
- Thời gian thuê (bao gồm thời gian setup, diễn ra, dọn dẹp)
- Địa điểm chính xác (tên, địa chỉ chi tiết, khu vực thuê cụ thể nếu là không gian lớn)
- Mục đích sử dụng (hội thảo, workshop, pop-up sale, họp mặt…)
Lưu ý:
Nếu thuê theo giờ hoặc buổi, cần ghi rõ khung thời gian để tránh phát sinh chi phí ngoài ý muốn.
3. Kiểm tra bảng giá và chi phí phát sinh
Các hạng mục cần xác nhận:
- Giá thuê đã bao gồm những gì?
- Không gian
- Bàn ghế
- Âm thanh – ánh sáng
- Nhân sự hỗ trợ
- Vệ sinh
- Các chi phí phát sinh:
- Phí điện nước, internet
- Phụ phí nếu sử dụng ngoài giờ
- Phí dọn vệ sinh sau sự kiện
- Phí tổ chức sự kiện lớn, ca đêm, ngoài trời (nếu có)
Check: Giá trong hợp đồng đã là giá cuối cùng chưa?
Bài viết liên quan:
- Cần lưu ý gì khi đặt cọc thuê địa điểm tổ chức sự kiện?
- Giá thuê địa điểm tổ chức workshop TPHCM [Cập nhật 2025]
- Cách Thuê Địa Điểm Workshop Tại TPHCM Dành Cho Các Doanh Nghiệp Nhỏ
- Địa Điểm Tổ Chức Workshop Nhỏ Giá Rẻ: Những Lựa Chọn Tuyệt Vời Cho Doanh Nghiệp
- Làm Thế Nào Để Chọn Không Gian Workshop Phù Hợp Cho Sự Kiện Doanh Nghiệp?
4. Điều khoản đặt cọc – thanh toán – hoàn tiền
Cần ghi rõ:
- Số tiền đặt cọc: Bao nhiêu %, thời điểm thanh toán?
- Phương thức thanh toán: Chuyển khoản hay tiền mặt?
- Lịch thanh toán: Còn lại thanh toán trước hay sau sự kiện?
- Chính sách hoàn cọc nếu hủy: Hoàn toàn / một phần / không hoàn?
Quan trọng: Thời điểm hủy bao nhiêu ngày trước sự kiện thì không mất cọc?
5. Cam kết hỗ trợ kỹ thuật và cơ sở vật chất
Các hạng mục cần được liệt kê rõ:
- Hệ thống điện, máy chiếu, âm thanh – ánh sáng có bao gồm trong giá?
- Có nhân sự kỹ thuật hỗ trợ trong sự kiện không?
- Có phòng thay đồ / toilet riêng không?
- Có hỗ trợ set-up / tháo dỡ thiết bị?
Gợi ý: Nếu có sử dụng thiết bị riêng, cần hỏi về phí mang thiết bị ngoài vào.
6. Điều khoản về an ninh – trách nhiệm – bảo hiểm
Hỏi kỹ về:
- Ai chịu trách nhiệm nếu xảy ra sự cố cháy nổ, mất mát thiết bị?
- Nếu khách làm hỏng đồ đạc trong địa điểm thì xử lý ra sao?
- Có bảo hiểm sự kiện không? (nếu sự kiện lớn)
7. Bãi đậu xe, WC, tiện ích phụ và dịch vụ đi kèm
Cần xác nhận:
- Có chỗ gửi xe cho khách không? Miễn phí hay tính phí?
- Có hỗ trợ giữ xe không?
- Nhà vệ sinh sạch sẽ, đủ số lượng?
- Wifi, quạt máy, máy lạnh có sẵn?
Nếu thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời hoặc trong quán cà phê, cần hỏi rõ khả năng dự phòng mưa, máy chiếu hoạt động ngoài trời, v.v.
8. Quy định về thay đổi thời gian, địa điểm, khách mời
- Có thể đổi ngày tổ chức không? Phí như thế nào?
- Nếu tăng số lượng khách thì có tính thêm phí không?
- Có được mời bên thứ 3 (dịch vụ ăn uống, quay phim, livestream) vào không?
9. Các điều khoản chấm dứt hợp đồng – xử lý tranh chấp
Hợp đồng nên ghi rõ:
- Trường hợp nào được chấm dứt hợp đồng?
- Bên nào chịu phí khi vi phạm?
- Giải quyết tranh chấp theo hình thức nào?
10. Checklist trước khi ký hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện
| Hạng mục | Đã kiểm tra? |
| Thông tin pháp lý của bên cho thuê | ⬜ |
| Chi tiết thời gian và mục đích thuê | ⬜ |
| Giá thuê và chi phí phát sinh | ⬜ |
| Điều khoản đặt cọc – hoàn cọc | ⬜ |
| Thiết bị – kỹ thuật – nhân sự hỗ trợ | ⬜ |
| Cam kết về vệ sinh – bảo hiểm – an ninh | ⬜ |
| Bãi đỗ xe – nhà vệ sinh – tiện ích phụ | ⬜ |
| Quy định về thay đổi lịch, tăng khách | ⬜ |
| Điều khoản chấm dứt – xử lý tranh chấp | ⬜ |
Kết luận: Ký hợp đồng cẩn thận để sự kiện trọn vẹn
Việc kiểm tra kỹ hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn tránh được rất nhiều rắc rối và chi phí phát sinh. Đừng ngại yêu cầu sửa đổi, bổ sung nếu thấy điều khoản chưa rõ ràng – vì đây là quyền lợi của bạn. Một bản hợp đồng rõ ràng là nền tảng cho một sự kiện thành công.
