Cần lưu ý gì khi đặt cọc thuê địa điểm tổ chức sự kiện?

Đặt cọc thuê địa điểm tổ chức sự kiện là bước quan trọng giúp bạn giữ chỗ và tránh bị “hớ hênh” khi đến gần ngày tổ chức. Tuy nhiên, nếu không hiểu rõ quy trình và điều khoản liên quan, bạn rất dễ rơi vào tình huống mất tiền cọc, bị tính phí phát sinh hoặc bị hủy ngang hợp đồng không rõ lý do. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng điểm qua những lưu ý quan trọng khi đặt cọc địa điểm tổ chức sự kiện để đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra trọn vẹn và tiết kiệm.

Ký hợp đồng đặt cọc thuê địa điểm tổ chức sự kiện an toàn”

1. Đặt cọc có ý nghĩa gì trong thuê địa điểm tổ chức sự kiện?

Đặt cọc là hình thức giữ chỗ có giá trị pháp lý

Khi bạn tìm được địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp và muốn “chốt” giữ lịch, bên cho thuê thường yêu cầu đặt cọc một phần giá trị thuê để:

• Xác nhận lịch đặt thuê

• Cam kết hai bên thực hiện hợp đồng

• Tránh tình trạng bên thuê “lật kèo” vào phút chót

Mức đặt cọc phổ biến

• 10% – 30% giá trị thuê: phổ biến với quán cà phê, coworking, studio nhỏ

• 50% – 70%: thường áp dụng với khách sạn, trung tâm hội nghị hoặc thuê ngày cuối tuần, cao điểm

2. 6 điều cần lưu ý khi đặt cọc địa điểm tổ chức sự kiện

2.1. Yêu cầu hợp đồng hoặc giấy xác nhận có giá trị pháp lý

Dù chỉ là thỏa thuận đặt cọc, bạn cũng nên yêu cầu:

• Hợp đồng đặt cọc (hoặc thỏa thuận giữ chỗ) có chữ ký và con dấu

• Ghi rõ thời gian – số tiền – điều kiện hủy cọc – thông tin hai bên

Lưu ý: Nếu bên cho thuê không có hợp đồng, bạn nên viết giấy xác nhận và yêu cầu ký tên, chụp hình, lưu tin nhắn làm bằng chứng.

2.2. Làm rõ các điều kiện hủy và hoàn tiền

Một số địa điểm có chính sách không hoàn cọc, trong khi số khác chỉ giữ lại một phần phí khi khách hủy sớm. Vì vậy, hãy làm rõ:

• Trong trường hợp nào được hoàn tiền cọc?

• Hủy trước bao lâu thì không mất phí?

• Có thể chuyển cọc sang ngày khác không?

2.3. Ghi rõ chi tiết chi phí – tránh phát sinh

Trước khi đặt cọc, cần xác nhận rõ:

• Giá thuê đã bao gồm những gì? (thiết bị, bàn ghế, điện nước…)

• Có phụ phí vệ sinh, thời gian setup/trả mặt bằng không?

• Sử dụng vượt giờ tính phí thế nào?

Mẹo: Yêu cầu báo giá chi tiết bằng văn bản trước khi chuyển cọc.

2.4. Không chuyển tiền cọc nếu địa điểm không rõ ràng

Tránh đặt cọc qua điện thoại hoặc chuyển khoản khi:

• Chưa khảo sát thực tế

• Không có giấy tờ xác nhận

• Chủ địa điểm từ chối cung cấp thông tin pháp lý

2.5. Ưu tiên chuyển khoản – có bằng chứng rõ ràng

Khi chuyển khoản đặt cọc, hãy:

• Ghi rõ nội dung: “Đặt cọc thuê địa điểm [tên địa điểm] ngày [dd/mm/yyyy]”

• Lưu lại hóa đơn chuyển khoản, ảnh chụp màn hình

Nếu phải dùng tiền mặt, nên có giấy biên nhận ký tay hoặc biên lai có dấu mộc.

2.6. Giữ liên lạc thường xuyên trước ngày sự kiện

Sau khi đặt cọc, hãy thường xuyên xác nhận lại:

• Lịch đặt

• Thời gian setup – trả mặt bằng

• Các hỗ trợ đi kèm (âm thanh, ánh sáng, nhân sự kỹ thuật…)

3. Một số câu hỏi thường gặp khi đặt cọc thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Đặt cọc rồi, muốn đổi ngày thì sao?

Tuỳ vào chính sách của từng nơi. Một số địa điểm cho phép đổi lịch nếu bạn báo trước từ 5–7 ngày. Một số khác không hỗ trợ thay đổi, hoặc tính phí thêm.

Nếu bên cho thuê tự ý hủy hợp đồng thì xử lý thế nào?

Bạn có quyền:

• Yêu cầu hoàn lại cọc 100%

• Đòi bồi thường thiệt hại (nếu có hợp đồng rõ ràng và có điều khoản)

Lưu ý: Cần giữ đủ bằng chứng: email, hợp đồng, tin nhắn trao đổi.

Bài viết liên quan:

• Cách chọn địa điểm tổ chức sự kiện theo phong cách thương hiệu
• Giá thuê địa điểm tổ chức workshop TPHCM [Cập nhật 2025]
• Cách Thuê Địa Điểm Workshop Tại TPHCM Dành Cho Các Doanh Nghiệp Nhỏ
• Địa Điểm Tổ Chức Workshop Nhỏ Giá Rẻ: Những Lựa Chọn Tuyệt Vời Cho Doanh Nghiệp
• Làm Thế Nào Để Chọn Không Gian Workshop Phù Hợp Cho Sự Kiện Doanh Nghiệp?

4. Gợi ý checklist kiểm tra trước khi đặt cọc

Kết luận: Đặt cọc đúng cách để tránh rủi ro

Việc đặt cọc thuê địa điểm tổ chức sự kiện tưởng chừng đơn giản nhưng lại ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ quá trình tổ chức. Với những lưu ý trên, bạn sẽ:

• Chủ động kiểm soát rủi ro

• Tránh mất tiền vô lý

• Tự tin lên kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hơn

Hãy luôn cẩn trọng, rõ ràng và có giấy tờ hợp lệ trong mọi bước đặt cọc để đảm bảo quyền lợi cho chính mình.