Cách tránh chi phí phát sinh khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Giới thiệu

Chi phí phát sinh luôn là nỗi lo lớn khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện, đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân lần đầu làm sự kiện. Dù đã có báo giá ban đầu, nhiều người vẫn “choáng” khi thanh toán vì bị tính thêm các khoản không lường trước như: phí vệ sinh, phí ngoài giờ, phụ thu kỹ thuật,…

Vậy làm sao để kiểm soát được chi phí ngay từ đầu và tránh bị “vỡ ngân sách”? Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ các nguyên nhân chi phí phát sinh, và chia sẻ những mẹo thực tế để thuê địa điểm sự kiện một cách thông minh, rõ ràng và tiết kiệm.

Không gian tổ chức sự kiện nhỏ cho công ty startup

Mục lục

• Những khoản chi phí phát sinh thường gặp khi thuê địa điểm

• Nguyên nhân khiến bạn dễ bị “vượt ngân sách”

• Cách thương lượng và làm rõ chi phí trước khi ký hợp đồng

• Checklist giúp bạn tránh chi phí ẩn khi thuê địa điểm

• Gợi ý nền tảng đặt địa điểm minh bạch chi phí

Những khoản chi phí phát sinh thường gặp khi thuê địa điểm

1. Phí ngoài giờ

Nếu bạn thuê địa điểm trong khung 2-4 tiếng nhưng lại dọn dẹp trễ, hoặc setup lâu hơn dự kiến, bạn có thể bị tính thêm phí ngoài giờ (thường từ 300.000 – 500.000đ/giờ hoặc cao hơn vào cuối tuần).

2. Phí dọn vệ sinh

Một số địa điểm không bao gồm phí vệ sinh cuối buổi trong báo giá. Bạn sẽ phải trả thêm nếu không tự dọn sạch.

3. Phí kỹ thuật, thiết bị

• Máy chiếu, loa, micro, đèn chiếu,… thường không nằm trong giá thuê không gian gốc.

• Có nơi còn tính phí nếu bạn mang thiết bị ngoài vào.

4. Phí giữ xe hoặc không có chỗ gửi xe

Một số địa điểm không hỗ trợ bãi giữ xe hoặc tính thêm phí gửi xe cho từng khách. Đây là khoản dễ bị bỏ sót trong ngân sách.

5. Phí thuê thêm bàn ghế, backdrop, trang trí

Nếu sự kiện của bạn cần setup thêm, hãy hỏi kỹ xem giá thuê đã bao gồm chưa, vì nhiều nơi tính riêng các hạng mục này.

Bài viết liên quan:

• Cách thương lượng giá thuê địa điểm sự kiện mà vẫn giữ chất lượng dịch vụ
• Giá thuê địa điểm tổ chức workshop TPHCM [Cập nhật 2025]
• Cách Thuê Địa Điểm Workshop Tại TPHCM Dành Cho Các Doanh Nghiệp Nhỏ
• Địa Điểm Tổ Chức Workshop Nhỏ Giá Rẻ: Những Lựa Chọn Tuyệt Vời Cho Doanh Nghiệp
• Làm Thế Nào Để Chọn Không Gian Workshop Phù Hợp Cho Sự Kiện Doanh Nghiệp?

Nguyên nhân khiến bạn dễ bị “vượt ngân sách”

• Không hỏi kỹ hạng mục đã bao gồm trong báo giá.

• Không có hợp đồng rõ ràng, dễ bị tính thêm khi có thay đổi nhỏ.

• Không lường trước nhu cầu phát sinh như: tăng số lượng khách, thuê thêm giờ, thêm thiết bị,…

• Không khảo sát thực tế, dẫn đến phát sinh chi phí xử lý sự cố tại chỗ.

Cách thương lượng và làm rõ chi phí trước khi ký hợp đồng

1. Yêu cầu bảng báo giá chi tiết theo hạng mục

Hãy yêu cầu nhà cung cấp liệt kê đầy đủ các khoản, bao gồm:

• Giá thuê cơ bản theo giờ/buổi

• Các tiện ích đã bao gồm (wifi, máy chiếu, loa,…)

• Các khoản có thể phát sinh

• Chính sách phụ thu ngoài giờ

2. Hỏi kỹ về điều kiện phát sinh phí

Ví dụ:

• Nếu đến setup sớm hơn có bị tính phí không?

• Nếu khách ra về trễ 10 phút thì sao?

• Có được mang đồ ăn ngoài vào không?

3. Đàm phán combo dịch vụ

Nếu bạn cần thuê thêm thiết bị, nước uống, setup sân khấu,… hãy thương lượng combo trọn gói để có giá tốt hơn thay vì thuê riêng từng món.

4. Yêu cầu hợp đồng rõ ràng và có cam kết không phát sinh

Một bản hợp đồng chi tiết với mốc thời gian cụ thể và danh sách tiện ích đi kèm sẽ giúp bạn yên tâm hơn trong quá trình tổ chức sự kiện.

Checklist giúp bạn tránh chi phí ẩn khi thuê địa điểm

Gợi ý nền tảng thuê địa điểm minh bạch chi phí

1. PopHubly – Nền tảng thuê pop-up space chuyên nghiệp

Cho phép xem giá thuê theo giờ/buổi, hỗ trợ hiển thị các tiện ích bao gồm rõ ràng, phù hợp với workshop, event nhỏ.

Kết luận

Chi phí phát sinh không đáng sợ nếu bạn chuẩn bị kỹ. Điều quan trọng là phải đặt các câu hỏi đúng, yêu cầu thông tin rõ ràng, và chỉ ký hợp đồng khi mọi thứ minh bạch.

Việc chủ động tìm hiểu và so sánh các địa điểm cũng giúp bạn tiết kiệm đáng kể, đồng thời tránh bị rơi vào tình huống “đâm lao phải theo lao” khi sự kiện sắp diễn ra.