5 bước đơn giản để thuê địa điểm tổ chức sự kiện không gặp rắc rối
Việc thuê địa điểm tổ chức sự kiện tưởng chừng đơn giản nhưng lại có thể tiềm ẩn nhiều rủi ro và phát sinh không đáng có nếu không chuẩn bị kỹ càng. Bài viết này sẽ giúp bạn hệ thống lại toàn bộ quá trình thuê không gian sự kiện chỉ trong 5 bước đơn giản, tránh rắc rối và tối ưu chi phí – đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc tổ chức cá nhân.
Bố trí sáng tạo không gian sự kiện cho doanh nghiệp
Bước 1: Xác định rõ nhu cầu tổ chức sự kiện
Trước khi tìm kiếm địa điểm, hãy tự trả lời các câu hỏi sau:
Sự kiện dành cho ai?
- Doanh nghiệp tổ chức hội thảo, workshop?
- Sự kiện cộng đồng hay buổi gặp mặt khách hàng thân thiết?
Việc xác định đối tượng tham dự giúp chọn được không gian phù hợp về diện tích, phong cách và tiện ích.
Số lượng khách mời là bao nhiêu?
- Dưới 30 người → Thuê địa điểm tổ chức sự kiện nhỏ
- Từ 30–100 người → Cần không gian trung bình
- Trên 100 người → Xem xét các địa điểm ngoài trời hoặc hội trường lớn
Ngân sách dự kiến là bao nhiêu?
Xác định ngân sách thuê địa điểm tổ chức sự kiện từ đầu sẽ giúp bạn tránh lãng phí thời gian vào những lựa chọn không phù hợp.
Bước 2: Tìm kiếm và so sánh các địa điểm phù hợp
Tận dụng nền tảng thuê địa điểm sự kiện
Hiện nay có nhiều nền tảng hỗ trợ tìm và thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại TP.HCM và Hà Nội, ví dụ như:
- PopHubly – Kết nối nhanh với hàng trăm địa điểm sự kiện độc đáo theo giờ, buổi, ngày
- Venue finder trong các cộng đồng doanh nghiệp, hội nhóm chuyên ngành
- Google Maps + Google Reviews: kiểm tra vị trí, hình ảnh, đánh giá thực tế
Nếu cần thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời, hãy đảm bảo địa điểm có sẵn phương án dự phòng khi thời tiết xấu.
So sánh bảng giá và chính sách
Một số địa điểm tính giá theo giờ, số lượng khách hoặc theo gói dịch vụ trọn gói. Bạn nên yêu cầu bảng giá thuê địa điểm tổ chức sự kiện rõ ràng, bao gồm cả chi phí phát sinh như điện, máy chiếu, setup bàn ghế,…
Bước 3: Khảo sát thực tế và kiểm tra kỹ thuật
Không đặt chỗ khi chưa khảo sát
Rất nhiều doanh nghiệp đã gặp rắc rối khi tin vào hình ảnh online mà không khảo sát thực tế. Khi khảo sát, bạn cần lưu ý:
- Diện tích có đúng như mô tả?
- Không gian có bãi giữ xe tiện lợi không?
- Có hỗ trợ kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, trình chiếu không?
- Wifi đủ mạnh để livestream, trình chiếu?
- Lối ra vào có thuận tiện và an toàn?
Nếu có thể, hãy đến khảo sát vào đúng khung giờ bạn định tổ chức để quan sát mức độ ồn ào, ánh sáng, bãi xe, v.v.
Bài viết liên quan:
- Hướng dẫn cách thuê địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tiết kiệm và hiệu quả
- Giá thuê địa điểm tổ chức workshop TPHCM [Cập nhật 2025]
- Cách Thuê Địa Điểm Workshop Tại TPHCM Dành Cho Các Doanh Nghiệp Nhỏ
- Địa Điểm Tổ Chức Workshop Nhỏ Giá Rẻ: Những Lựa Chọn Tuyệt Vời Cho Doanh Nghiệp
- Làm Thế Nào Để Chọn Không Gian Workshop Phù Hợp Cho Sự Kiện Doanh Nghiệp?
Bước 4: Đàm phán và xác nhận chi tiết hợp đồng
Lưu ý khi ký hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện:
- Đọc kỹ điều khoản thanh toán: đặt cọc bao nhiêu %, thời gian thanh toán còn lại
- Điều kiện hủy/hoãn: Có mất cọc không? Bao lâu trước sự kiện thì được hoàn tiền?
- Ai chịu trách nhiệm về các sự cố kỹ thuật, trễ giờ, rơi vỡ thiết bị?
- Có phụ phí nếu ở quá giờ thuê không?
Việc đàm phán kỹ trước khi ký hợp đồng sẽ giúp tránh rắc rối phát sinh và tranh cãi không đáng có sau sự kiện.
Bước 5: Chuẩn bị kỹ lưỡng và phối hợp chặt chẽ trước ngày diễn ra
Check lại checklist trước sự kiện:
- Gửi layout setup cho đơn vị địa điểm
- Kiểm tra lại âm thanh – ánh sáng – máy chiếu
- Cập nhật danh sách khách tham dự và phương án đón tiếp
- Đảm bảo đội ngũ sự kiện biết rõ vị trí, giờ setup và người phụ trách tại địa điểm
Sự phối hợp trơn tru với đơn vị cho thuê giúp đảm bảo ngày diễn ra sự kiện được vận hành mượt mà.
Lời kết: Chuẩn bị kỹ lưỡng – Thành công rực rỡ
Dù là doanh nghiệp nhỏ hay cá nhân, nếu biết cách thuê địa điểm tổ chức sự kiện đúng quy trình và lường trước các rủi ro, bạn hoàn toàn có thể tổ chức một buổi sự kiện chuyên nghiệp, ấn tượng và không vượt ngân sách. Đừng quên ưu tiên những địa điểm có hỗ trợ kỹ thuật, linh hoạt về giờ thuê và phong cách phù hợp với thương hiệu của bạn.
Nếu bạn đang tìm kiếm địa điểm linh hoạt và sáng tạo, hãy khám phá nền tảng PopHubly – một giải pháp thuê pop-up space sự kiện theo giờ, theo buổi với mức giá minh bạch và hỗ trợ kỹ thuật đi kèm.
